Min/Max ve Ekonomik Sipariş Miktarı Yanılgısı / Matias Birrell / 2021

Neden stoklarımız var?

Sabundan gıdaya, ev aletlerinden diş fırçasına tüm tüketici ürünleri için stok taşıyoruz. Aklımıza sadece mağazalar geliyor ama aslında bölge depoları, dağıtım merkezleri hatta fabrika depoları da var. Stokların ortak paydası bir müşteri talebi olmadan satın alınmış, sevk edilmiş, üretilmiş olmalarıdır. Sadece müşterinin beklemeye razı olacağından daha uzun zamanda üretilebilen/müşteriye ulaştırılabilen ürünler için stok tutmak gerekir. Eğer müşteriniz yeterince sabırlıysa veya siz yeterince hızlıysanız stok tutmaya ihtiyacınız olmaz.. Dolayısıyla bazı hallerde satıştan önce stok tutmak gereklidir ama her SKU için ne kadar stok tutulmalıdır?

Stok yapmak maliyetli olduğu için “mümkün mertebe az” stok isteriz ama diğer taraftan bulunan mal sattığı için “beklenen azami satışı karşılayacak kadar çok” stok olmalı deriz. Talep değişkendir, dolayısıyla ortalama talebe göre stok tutarsak kimi zaman satış kaybı yaşarız. Bu kayıplardan sakınmak için daha çok stok tutmaya istekliyizdir. Ayrıca tedarikteki aksamalardan korunmak için de stok gerekir. Öyleyse optimal stok için formülümüz “asgari stok seviyemiz bir sonraki tedarike kadar azami talebi karşılayacak miktarda stoktur”.

Sonraki tedarik ne zaman olacak? Beklenen azami satış = ortalama talep X tedarik süresi X emniyet çarpanı olarak ifade edebiliriz. Tedarik süresi uzarsa gereken stok miktarı artacaktır, tersi de doğrudur. Bu aslında modern stok yönetimi için bir ipucudur. Şimdi çoğu tedarik zincirinin nasıl işlediğine bir bakalım.

Bir tamamlama siparişi üretim emri veya satın alma emri veya sevk emri olabilir. Her durumda bu bir karardır, dolayısıyla eğer istersek farklı davranabiliriz. Eğer işletmenizde eşzamanlı aşırı ve yetersiz stok sorunu varsa sebebi bir süredir verdiğiniz tamamlama siparişleridir. Peki bir sonraki tamamlama siparişi ne zaman verilecek? Tabii ki biz karar verdiğimizde! Peki ne zaman sipariş vereceğinizi nasıl bileceksiniz? İnternette araştırdığınızda çeşitli kaynaklar bulabilirsiniz, ortak noktaları aşağıdaki gibi olacaktır:

·     Karlılık için iyi stok yönetimi önemlidir, gereklidir.

• Tekrar sipariş verme noktası, min / max, ekonomik sipariş miktarı (EOQ) benzeri yöntemler önerisi

MIN/MAX ve EOQ Yöntemleri

Yöntemin amacı en düşük maliyetle bulunurluk sağlamaktır. MIN = bir sonraki tedarik gelene kadar geçen sürede talebi karşılayacak miktardır. Kimi zaman buna tekrar sipariş noktası (ROP) denir. MAX = maliyet optimizasyonuna göre hesaplanan ekonomik sipariş miktarı + MIN stok miktarıdır, yani MIN noktasına gelince stokları MAX noktasına tamamlarsınız.

Ancak bu gösterimde iki gerçek dışı varsayım vardır: 1) Genellikle ürünler sipariş edildiği anda depoya girmezler 2) Genellikle talep grafikteki kadar kusursuz doğrusal değildir. Gerçek hayat aşağıdaki gösterime benzeyecektir.

Tedarik için sipariş verdikten sonra tedarik süresi kadar beklememiz gerekecektir. Anında tedarik edebilseydik zaten stok tutmazdık! Ayrıca talep değişkendir. Dolayısıyla yetersiz stok riskimiz vardır. Talep değişkenliği nedeniyle sabit EOQ miktarındaki tedarik siparişlerinin zamanlaması değişken olacaktır. Değişen aralıklarla aynı miktarda sipariş verdiğimizde tuttuğumuz stok miktarı her zaman hatalı olacaktır, hata artış yönüne meyillidir. Yani akademik dünyada çok popüler olan min/max yöntemi talebin çok az değişkenlik gösterdiği istisnai haller hariç her zaman yanlış stok miktarına yol açacaktır.

Eşzamanlı aşırı ve yetersiz stok kronik sorununun çözümünde sipariş sıklığı önemli bir unsurdur.

Eğer siparişleri sıklık olarak belirlersek artık min miktarına gerek kalmaz. Max hala hedef stokumuzdur ancak sık sipariş verdiğimizde EOQ ya nazaran çok daha düşük miktarlarda alım yaparız. EOQ formülünde yetersiz stok maliyeti, stok taşıma maliyeti ve sipariş verme maliyeti dikkate alınır. Kavram yeterince büyük miktarda sipariş verilirse sipariş verme maliyeti (senede verilen sipariş sayısı azalır) düşer ama stok taşıma maliyeti artar. Öncelikle yok satmanın maliyeti öngörülemez ve çoğu zaman sanılandan daha yüksektir. Firmanın itibarı zedelenir, gelecekte satış kaybına yol açabilir, yetersiz stoklu sürenin uzunluğuna göre farklı yansımalar olabilir. Pareto prensibi satışta da geçerlidir, sebeplerin %20 si sonuçların %80 ine neden olur, 80-20 sayıları asimetriyi gösterecek şekilde seçilmiştir. Bir vakada %5 yok satışın ciroda %30 kayba yol açtığını gördüm. Biliyorum çünkü bu stoklar tamamlandığında satışlar %40 arttı.

Dolayısıyla EOQ formülü yok satma maliyetini önemli ölçüde hafife alır. Üstelik depolama ve sipariş verme maliyetleri “ödenmiş maliyetlerdir”, sabittirler (sunk cost, fixed). Deponun kapasitesini aşmadığınız sürece deponun size maliyeti değişmez. Sipariş verme maliyetini oluşturan temelde satınalma ekibinizin maaşıdır ve verdikleri sipariş sayısına göre ödeyeceğiniz maaş değişmez. Pratikte bu kalemlerin marjinal maliyeti sıfıra yakındır. Formülü bu şartlarda uygulayınca çıkan sonuç çok düşüktür, geçersizdir. Sipariş verme maliyetinde söz edilen nakliye ve tip değişimleridir ancak tip değişimleri nadiren cebinizden para çıkmasına neden olur.

Dolayısıyla min/max ve EOQ artık geçerli değildir, yanlış tamamlama kararlarına sebep olurlar.

TOC (Kısıtlar Teorisi) Alternatifi

TOC = Theory Of Constraints, Dr. Goldratt tarafından oluşturulan yönetim metodolojisidir, stok yönetimine de uygulanmıştır.

Amacımız bir sonraki tedarike kadar beklenen azami talebi karşılayabilecek minimum miktarda stok bulundurmaktı. Önce tipik çözümü anlatacağız ve sonra özel hallere bakacağız.

İlk işimiz tedarik siparişi sıklığını belirlemektir. Bu bir sonuç değil, bir karardır. Bu karar tamamlamadaki değişkenliği büyük ölçüde giderecektir. İkinci işimiz optimum miktarları unutmaktır. Sıklık tedarikçiyle sorun çıkarmayacak mümkün olan en kısa aralıktır. Böylece daha kısa vadeler için gereken stok alanı ve bağlanan para azalacaktır. Böylece daha az stokla kısa dönemli beklenen talebi karşılayarak bulunurluk sağlayabileceğiz. Hedeflenen stok seviyesinden kısa dönemli talep kadar tamamlama yöntemine TOC de Tampon Yönetimi diyoruz. Doğru tampon büyüklüğünü nasıl bileceğiz?

Başlangıç değeri çok önemli değildir çünkü sistem nasıl olsa kendisini dengeleyecektir. Kolay yöntem akış süresi kadar bir dönemin son 3-6 aydaki hareketli toplamlarına bakarak en yüksek olanı seçmektir. Kimi zaman bunu bir emniyet faktörüyle çarpmayı da tercih edebilirsiniz. Sistem talep ve tedarik hareketlerine bakarak trafik ışıklarına göre belirlenen kural setine uyarak dinamik tampon yönetimini otomatik yapacaktır.

Özel Haller

Dikkate değer 3 özel hal vardır:

1.      Aynı zincirin depolama ve satış noktaları

2.      Üretimden veya başka tedarikçilerden beslenen Merkez Depo

3.      İthalatla beslenen Merkez Depo

Birinci durumda depo ve satış noktaları bize aittir, tüm operasyon bizim kontrolümüzdedir. İdeali satış noktalarına günlük sevkiyat yapılmasıdır, böylece stoklar önemli ölçüde azalır, olası yetersiz stok halleri nadiren bir günden uzun sürer. Her gün yapılamıyorsa gün aşırı yapın, en kötü durumda azami 3 günde bir sevk edin. Aynı şehirde ancak merkez depoya uzak çok sayıda satış noktası olduğunu ve ancak 3 günde bir sevkiyat yapabildiğimizi düşünelim. Bu durumda kamyonun her çıkışında tüm satış noktalarını ziyaret etmesi sağlanabilir. Benzer noktalar artıyorsa bölge dağıtım deposu düşünülebilir. Zincirin kontrolü bizdeyken sevkiyat sıklığını artırmalıyız.

İkinci durumda depoya gelecek ürünler bizim fabrikamızdan veya anlaştığımız tedarikçilerin fabrikalarından üretilerek gönderilmektedir. Bu durumda günlük sipariş vermeye çalışmak anlamsızdır. Her gün tip değiştirmek yerine benzer ürünleri haftanın bir gününe gruplayarak haftalık sipariş verebilirsiniz. Böylece hem her gün sipariş vermiş hem de bir haftalık miktar istemiş olursunuz. Üretici de her gün ilgili grubun tamponunu tamamlamış olur.

Üçüncü durumda tedarik süresi görece uzun olduğu için bu işleyişe dikkatli şekilde tahminlemeyi eklemek gerekecektir. Tahmin hatalarını azaltmak için veriyi birleştirmek ve vadeyi kısaltmak gerekir. Ancak nakliye süresini maliyet artırmadan (gemiden uçak sevke değiştirmek gibi) kısaltamayız, bir konteyner dolusu malı satmak da zaman alacaktır. Üstelik bu şartlar rakipleriniz için de benzer durumdadır. 

Sonuç

Sanayinin iyi uygulamaları ve akademik dünyanın yöntemleri maalesef çoğu zaman yetersizdir. Örneğin 10 kalem ürünü listeleyin ve bir süpermarkete gidin, bakalım hepsini bulabilecek misiniz? Hatta son tüketim tarihi olmayan yerli malı bir ürün seçin ve üretim tarihine bakın, üretildiğinden bugüne uzun zamandır stokta olduğunu fark edeceksiniz. Artık biliyorsunuz!

Diğer tarafta TOC uygulayan işletmelerde stoklar azalırken servis seviyeleri %100 e yakın oranda iyileşmektedir. Her zaman biraz daha iyileştirecek fırsat vardır, bunun için bilgi eksiğini gidermek gerekir, dileriz bu yazı sizin için bir başlangıç olur. 

Orjinali: Matías Birrell 13/09/2021