How to Fix a Factory? / Rob Tracy / 2019 / kitap özeti

Fabrikada işleri düzeltmek ile mükemmellik peşinde olmak aynı şey değildir. 

Durumu anlayalım

İşleri düzeltmek ancak yönetim ve çalışanlar ortak paydada buluştuysa mümkündür. Beylik laflar değil, sahici aksiyona ihtiyaç vardır. Öncelik hayatta kalmaktır (rafting), hızlı gitmek (kürek yarışı) değil. Durumun kötü olduğunu kabullenin, umut verin, net aksiyonlar listeleyin, teşekkür edin. Üst yönetim aksiyonun içinde olmalıdır. En iyi liderlik tarzı, firmanın şu anda ihtiyaç duyduğu tarzdır. 

Sorunları ortaya çıkaralım

Paradigmalar, inkar, kişisel kayıp riski, muhasebe hokus-pokusu gibi sıkıntıları aşmalısınız. Dinlemeyi öğrenin, yukarıdan aşağıya herkesi dinleyin, veri toplayın, sentezleyin, üst yönetime sunun. 

Beklentileri şekillendirelim

İşlerin kötü gittiği fabrikalarda yönetim genellikle biraz daha zorlamaya meyillidir. Zor durumdaki fabrikalar irtifa kaybeden uçaklara benzer. Pilot uçağın burnunu havaya kaldırmak için levyeyi kendisine doğru çeker. Başlangıçta kısa süreli bir iyileşme olur, burun kalkmıştır ama hız da düşmüştür, tekrar irtifa kaybeder.. Pilot aynı manevrayı tekrarlar, önce iyileşir, sonra kötüleşir, ta ki uçak düşene kadar…. Uçak ölüm spiraline girer, hızla düşmeye başlar, kontrolden çıkar…. Oysa ki pilot akla yakın olan, doğal ilk tepkiyi vermiştir….. 

Tecrübeli pilotlar uçağın kanat alt-üst basınç farkı sayesinde uçtuğunu bilir. Dolayısıyla akla ziyan şekilde levyeyi çekmek yerine levyeyi iterek burnu yere doğru çevirir ve gaz vererek hava akımını hızlandırırlar. Kısa zaman zarfında ve daha çok irtifa kaybettiği halde uçak yeniden uçmaya başlar… Pilot artık levyeyi çekerek arzu ettiği irtifaya ulaşabilecektir. 

Müşterilerinize geciktiğinizi ve emniyetli teslim tarihinizi önceden söyleyin. Son dakika sürprizini kimse sevmez. Fabrikanın yükleyebildiği kadar sipariş alacak şekilde çizelgenizi düzenleyin. %10 dan fazla “fazla mesai” yapıyorsanız bir şeyler yanlıştır. Eleman seçiminde veya elemanlarınızı tutmakta zorlanıyor olabilirsiniz. Hedefleriniz kilometre taşı tadında “ulaşılabilir” seviyelere geri çekin, başardıkça yükseltirsiniz.  

Her fabrikada çalışır durumda olması gereken 10 temel sistem vardır:

1. Yetenek Sistemi: kıdem kademelerinin % dağılımına bakın. Bunların yıllar boyunca değişimini izleyin. İşten ayrılan yetenekli çalışanların sayısına bakın. Firmanızın iş pazarındaki şöhreti nedir? Hedef çalışanlara nasıl ulaşacaksınız? Seçme ve işe alım süreçleriniz güncel midir? İşe alınanların “oryantasyonu” nasıl yapılır?
2. Temiz-Güvenli Fabrika: Üretim sahası yönetimin aynasıdır.
3. Yönetim Sistemi: Doğru insanları seçmek, eğitmek, uygun araçlarla donatmak ve kontrol edebilecekleri kadar (Üretim Müdürü 100-200 kişi, Şef 20-30 kişi, grup lideri 8-10 kişi) çalışanı emanet etmektir. Orta kademede belirgin eğitim eksiği vardır. Şefler emniyet, termin, kalite, maliyetin anahtarıdır. Eksikliği yüksek işçi sirkülasyonuna sebep olur. Üretim Müdürü koçluk edebilmelidir.
4. Ekipman Güvenirliği: Bakım, tutum ve kalibrasyondur.
5. Kalite Sistemi: Sertifikalar kaliteyi sağlayamaz. Seçmeye dayalı kalite anlayışı iç tamirleri azaltamaz.
6. Tedarik Sistemi: Tedarikçiler siparişlerin akışını aksatacak şekilde gecikiyorsa, tedarikçi seçimi akışı sağlayacak ölçütlere göre yapılmıyorsa, satış-planlama-üretim ilişkisi zayıfsa sıkıntılar görülür.
7. Stoklar: Stoktan satış yapanlar için kritiktir, önce temel kurallar belirlenmelidir, adresli yerleşim – stok doğruluğu – izlenebilirlik sağlandıktan sonra prosedür oluşturulmalıdır.
8. Satış – Operasyon Planlaması (S&OP): Orta vadeli plandır, İK dahil edilmelidir, yönetim ekibi birlikte değerlendirmelidir. Her ay gözden geçirilmesi yararlıdır. Tahminler tutmayacaktır, en azından aksiyon birlikteliği sağlanabilir.
9. Veri ve Ölçümler: Proses verisi işin planlandığı gibi yürüdüğünü gösterir, örnek: gününde teslim oranı. Finansal veri beklenen sonucun alındığını gösterir, doğrulanması ve dolaylı maliyet dağıtımlarından arındırılması gerekir, örnek: gerçek maliyetleri gösteren Gelir Tablosu. İşlem verisi günlük hareketleri gösterir, örnek: faturalar.
10. İşletim Sistemi: 6 temel bileşeni vardır:  
1. Temel Değerler: ödüllendirdiğiniz veya cezalandırdığınız davranışlardır.
2. Değer Önerisi: Müşterileriniz nasıl seçtiğiniz ve rekabette öne geçmek için ne önerdiğinizdir.
3. Organizasyon Yapısı: Klasik şemalar raporlama yapısını gösterir, siparişlerin akışını desteklemez. Matris yapı her organizasyona uymaz.
4. Strateji: Sade, öz olmalı, kısa vadeli aksiyonlara odaklanmalı, haftalık gözden geçirilmeli, günlük sıkıntılara dokunabilmelidir.
5. Sistemler – Süreçler: Sıradan insanların başarılı olabileceği düzgün süreçler tasarlanmalıdır. Standart İş formatında en öz şekliyle dokümante edilmelidir.
6. Toplantılar: Periyodik – arızi toplantılardır, gündemli, zaman çizelgesine uygun, tam katılımlı, izlenebilirlik sorgulu olmalıdır. 

Disiplinle uygulayalım

90 günlük dönemlerde proje gibi takip edin. Proje konusu-aksiyonları-katılımcıları-beklenen sonuçları tek bir sayfada gösterilebilmelidir. Haftalık gözden geçirin. Başlamak kolay, sürdürmek zor, kalıcı olmak daha da zordur. Başarmak için insanların iş yapma biçimini değiştirmesi gerekir. Herkesi kazanmak şart değildir. Doğal liderliği olan ilk %15 i kazanmanız yeter. Ortadaki %70 lik grup iyi sonuçları görmeyi bekleyecektir. İlk sonuçların paylaşılmasıyla birlikte değişime katılanlar artacaktır. En sondaki %15 lik “her şeye itiraz edenleri” izole etmelisiniz. Eğer işletme kültürü suçlama-güvensizlik içeriyorsa değişimin hızlı olması mümkün değildir. Yönetim aksiyonlarda “görünmelidir”.  

İşletme durumunuzu değerlendirebilmeniz için 20 soruluk bir anket paylaşıyorum: Sorudaki önermeye kesinlikle katılmıyorsanız 1 notu verin, kesinlikle katılıyorsanız 5 notu verin. Ekibinizle birlikte doldurun, isim yazmayın. Toplam skorunuz 75+ ise işler yolundadır, 50-75 arasındaysa aksayan noktalara bakmanız iyi olur, 50 den düşükse müdahale kaçınılmazdır.  

1. Firmamız tutarlı, öngörülebilir, pozitif finansal sonuçlar üretir.
2. Firmanın günlük işleyişi stabildir (kaotik değildir).
3. Müşterilerimiz aldıkları servisten memnundur.
4. Çalışanlarımız maaş almanın ötesinde katkı sağlamak için işe gelirler.
5. Firmanın tamamı fark yaratacak birkaç projeye odaklanmıştır.
6. Firmanın karı yönetimi memnun etmeye ve iş için yatırım yapmaya yetecek kadar yüksektir.
7. Bugün ve yarın için gereken kalibrede çalışanları işe alabiliyor ve bizimle kalmalarını sağlayabiliyoruz.
8. İşyerimiz emniyetli ve temizdir, böyle tutabildiğimiz için gurur duyarız.
9. Makine ve ekipmanlarımız temiz, bakımlı, işler haldedir.
10. Tedarikçilerimiz ihtiyaçlarımıza uygundur ve iyi servis verirler.
11. İyi yönetilen ve yeterli stoklarımız vardır.
12. Satış tahminlerini (bütçe) operasyonel ve finansal planlarla hizalandırmakta iyiyiz.
13. İşimizi yönetebilmek için iyi seçilmiş veri-kriterlerimiz (metrik) vardır.
14. Firma stratejisini uygulamakta etkiniz (başarılıyız).
15. Firmadaki herkes değerlerimiz bilir, değerlerimize uygun yaşarız.
16. Etkin toplantılarımız vardır.
17. Firmadaki herkes firmanın stratejisini ve buna katkısını bilir.
18. Sürekli değişim ve gelişim kaderdir, biz bunlarda iyiyiz.
19. Çalışanlarımız seslerini duyurabilir, saygı görürler.
20. Yaptığımız değişiklikler tutar ve pozitif sonuçlar sağlar.