Karmaşık Bir Dünyada Basit Kurallarla Yönetmek
Donald Sull ve Kathleen M. Eisenhardt’ın Simple Rules: How to Thrive in a Complex World kitabı, giderek karmaşıklaşan bir dünyada daha fazla analiz, prosedür ve kontrolün her zaman daha iyi sonuç vermediğini savunuyor.
İnsanlar ve kuruluşlar karmaşıklıkla karşılaştıklarında çoğu zaman daha ayrıntılı sistemler kurmaya çalışır. Ancak karmaşık sorunları karmaşık çözümlerle karşılamak, çözüm üretmek yerine bilgi yükünü artırabilir. Kurallar çoğaldıkça anlaşılmaları, hatırlanmaları ve uygulanmaları zorlaşır.
Yazarların temel önerisi şudur:
Karmaşıklık, her ayrıntıyı kontrol etmeye çalışarak değil, kritik karar ve faaliyetleri yönlendiren az sayıda basit kural geliştirerek yönetilebilir.
Basit kurallar nedir?
Basit kurallar, karar verirken dikkati en önemli birkaç unsura yönelten kısa ve uygulanabilir ilkelerdir. İnsanların her durumda yeniden kapsamlı analiz yapmadan harekete geçmesini sağlar.
Ancak her kısa ifade basit kural değildir. “Müşteriye odaklan”, “kaliteyi artır” veya “elinden gelenin en iyisini yap” gibi genel ifadeler, belirli bir durumda ne yapılacağını açıklamadıkları için etkili bir yönlendirme sağlamaz.
Etkili basit kuralların dört özelliği vardır:
Sayıları azdır.
Kullanacak kişi veya kuruluşa özgüdür.
Belirli bir karar veya faaliyete uygulanır.
Açık yön verirken muhakeme ve uyarlama alanı bırakır.
Bu nedenle basit kurallar, ayrıntılı prosedürlerle tamamen serbest davranış arasında bir denge kurar.
Basit kurallar neden işe yarar?
Basit kurallar öncelikle dikkati kritik değişkenlere yöneltir. İnsanlar bütün faktörleri dikkate almaya çalıştıklarında, önemsiz ayrıntılara gereğinden fazla ağırlık verebilir. Basit kurallar ise ikincil unsurları dışarıda bırakarak gerçekten belirleyici olan faktörlere odaklanır.
Bu yaklaşım özellikle şu koşullarda etkili olabilir:
Neden-sonuç ilişkilerinin tam olarak bilinmediği,
Geleceğin geçmişten farklılaşabileceği,
Zamanın veya bilginin sınırlı olduğu,
Çok sayıdaki değişken arasından yalnızca birkaçının sonucu belirlediği,
Ne yapılacağının bilinmesine rağmen uygulamada güçlük yaşandığı durumlarda.
Karmaşık modeller tarihsel verilere fazla yakından uyarlandığında, geçmişteki tesadüfi ilişkileri de geleceğe taşıyabilir. Basit kurallar, yalnızca kritik değişkenlere odaklanarak bu aşırı uyum riskini azaltabilir.
Basit kurallar aynı zamanda esneklik sağlar. Temel sınırları belirler, fakat her ayrıntıyı önceden tanımlamaz. Böylece kişiler değişen koşullara göre karar verebilir.
Bir başka faydası koordinasyondur. Kuruluştaki kişiler aynı birkaç ilkeye göre hareket ettiğinde, faaliyetler her ayrıntının merkezî olarak planlanmasına gerek kalmadan uyumlu hâle gelebilir.
Her faaliyet için basit kural kullanılmaz
Kitap, ayrıntılı prosedürlerin gereksiz olduğunu savunmaz.
Hataların ciddi güvenlik sonuçları yaratabileceği havacılık, sağlık veya benzeri alanlarda ayrıntılı kontrol listeleri gereklidir. Benzer şekilde tekrarlanan, standart ve neden-sonuç ilişkileri iyi bilinen işlerde detaylı prosedürler verimliliği artırabilir.
Dolayısıyla seçim görevin niteliğine bağlıdır:
Esneklik ve yerel uyarlama gerekiyorsa basit kurallar,
Hataların önlenmesi ve tam standartlaşma gerekiyorsa ayrıntılı kurallar daha uygundur.
Aynı kuruluş, farklı süreçlerde iki yaklaşımı birlikte kullanabilir.
Altı basit kural türü
Kitapta kurallar, karar verme ve uygulama amacıyla altı grupta ele alınmaktadır.
Karar kuralları
Sınır kuralları, hangi fırsatların kabul edileceğini ve hangilerinin reddedileceğini belirler.
Önceliklendirme kuralları, kıt kaynakların hangi fırsatlara önce tahsis edileceğini gösterir.
Durdurma kuralları, bir faaliyet veya karardan ne zaman vazgeçilmesi gerektiğini tanımlar.
Bu üç kural şu sorulara cevap verir:
Neyi yapacağız?
Önce hangisini yapacağız?
Ne zaman duracağız?
Uygulama kuralları
Nasıl yapılır kuralları, işin temel olarak nasıl yürütüleceğini açıklar; ancak her ayrıntıyı tanımlamaz.
Koordinasyon kuralları, farklı kişilerin veya birimlerin birbirleriyle ilişkili olarak nasıl hareket edeceğini belirler.
Zamanlama kuralları, faaliyetlerin ne zaman, hangi sırayla veya hangi ritimde gerçekleştirileceğini yönlendirir.
Bu kurallar birlikte, hem karar kalitesini hem de uygulama disiplinini destekler.
Strateji basit kurallarda yaşar
Kitabın önemli savlarından biri, strateji ile uygulamanın birbirinden ayrılamayacağıdır.
Strateji yalnızca üst yönetimin hazırladığı planlarda veya kalın dosyalarda bulunmaz. Kuruluşun kritik kararlarını her gün yönlendiren kurallarda yaşar.
Yazarlar stratejik basit kurallar geliştirmek için üç aşama önermektedir:
Performansı gerçekten neyin değiştireceğini belirlemek,
Kritik bir darboğaz seçmek,
Bu darboğazı yönetecek kuralları geliştirmek.
Odaklanılacak darboğazın değer yaratma üzerinde önemli etkisi bulunmalı, tekrarlanan bir karar veya faaliyetle ilgili olmalı ve mevcut kaynakların bütün fırsatları karşılamaya yetmediği bir noktayı temsil etmelidir.
Basit kuralların her sürece uygulanması gerekmez. Asıl değer, sistemin performansını sınırlayan kritik faaliyet için geliştirildiklerinde ortaya çıkar.
Kuralların yalnızca üst yönetim tarafından hazırlanması da yeterli değildir. Kuralları kullanacak kişilerin geliştirme sürecine katılması gerekir. Sahaya yakın çalışanlar gerçek koşulları daha iyi bilir, kuralları anlaşılır bir dille ifade eder ve geliştirdikleri kuralları uygulamaya daha fazla bağlılık gösterir.
Kısıtlar Teorisi ile bağlantı
Kitabın yaklaşımı, Kısıtlar Teorisinin sistemin doğasında bulunan yalınlık, yani inherent simplicity anlayışıyla önemli benzerlikler taşımaktadır.
Kısıtlar Teorisine göre bir sistem çok sayıda parçadan oluşsa da bu parçalar birbirinden bağımsız değildir. Güçlü karşılıklı bağımlılıklar nedeniyle sistemin genel performansı az sayıdaki kritik unsur tarafından belirlenir.
Bu nedenle bir sistemi geliştirmek için bütün parçaları aynı anda iyileştirmek gerekmez. Öncelikle sistemin amacına ulaşmasını sınırlayan kısıtı bulmak gerekir.
Beş Odaklanma Adımı bu düşünceyi sistematik bir iyileştirme sürecine dönüştürür:
Sistemin kısıtını belirlemek,
Kısıttan en iyi şekilde yararlanmak,
Diğer kararları kısıta tabi kılmak,
Gerekirse kısıtı yükseltmek,
Kısıt değiştiğinde süreci yeniden başlatmak.
Simple Rules yaklaşımı da basit kuralların her yerde değil, önemli bir amaca ulaşmayı engelleyen kritik faaliyetlerde geliştirilmesini önermektedir.
İki yaklaşımın ortak noktası açıktır:
Karmaşıklığı yönetmek için bütün unsurlara eşit biçimde müdahale etmek yerine, sistemin performansını belirleyen az sayıdaki kaldıraç noktasına odaklanmak gerekir.
Bununla birlikte iki yaklaşım aynı değildir.
Kısıtlar Teorisi öncelikle sistemin amacını, performans ölçütlerini ve mevcut kısıtı belirlemeye odaklanır. Basit kurallar ise seçilen kritik noktada günlük karar ve davranışların nasıl yönlendirileceğini açıklar.
Bu açıdan basit kurallar, Kısıtlar Teorisini tamamlayan bir uygulama mekanizması olarak düşünülebilir:
Kısıtlar Teorisi nereye odaklanılması gerektiğini,
Beş Odaklanma Adımı hangi sırayla ilerlenmesi gerektiğini,
Basit kurallar odak noktasında günlük kararların nasıl verilmesi gerektiğini gösterir.
Alan Barnard’ın her defasında yalnızca bir sonraki kritik adıma odaklanma yaklaşımı da aynı düşünce çizgisindedir. Yönetim sorunu çoğu zaman yapılabilecek iyileştirmelerin azlığı değil, aynı anda çok fazla değişiklik yapılmaya çalışılmasıdır.
Her şey öncelikli olduğunda gerçekte hiçbir şey öncelikli değildir.
Dolayısıyla karmaşıklık karşısında izlenebilecek yaklaşım şöyle özetlenebilir:
Amacı netleştir.
İlerlemeyi sınırlayan noktayı bul.
Bir sonraki kritik adıma odaklan.
Bu noktadaki kararları az sayıda basit kuralla yönlendir.
Sonuçları değerlendirerek kuralları ve odağı güncelle.
Kurallar da geliştirilmelidir
İlk oluşturulan kurallar genellikle yüzeyseldir. Etkili kurallar deneyimle gelişir.
Zaman içinde yeni kurallar eklenebilir; ardından zayıf veya gereksiz olanlar elenir. Böylece kurallar bir sadeleştirme döngüsünden geçer. Amaç, mümkün olan en az sayıda fakat etkili kuralı korumaktır.
Bir kuralın değeri, ne kadar doğru veya etkileyici göründüğüyle değil, etkili davranış üretip üretmediğiyle ölçülmelidir. Davranışı değiştirmeyen bir kural, hiç kural olmaması kadar işlevsizdir.
Sonuç
Basit kurallar yaklaşımı, karmaşık sistemlerin basit olduğu iddiasında değildir. Asıl sav, karmaşık sistemlerin bütün ayrıntılarının aynı anda yönetilemeyeceğidir.
Bu nedenle etkili yönetim şu sorulara odaklanmalıdır:
Amaç nedir?
Sistemin performansını ne sınırlıyor?
Hangi birkaç değişken gerçekten önemlidir?
İnsanların hangi kararları hızlı ve tutarlı vermesi gerekir?
Hangi noktada esneklik, hangi noktada standartlaşma gereklidir?
Sadelik, düşünmeyi azaltmak veya gerçekliği görmezden gelmek değildir.
Sadelik; amacı netleştirmek, kısıtı bulmak, dikkati bir sonraki kritik adıma yöneltmek ve günlük kararları az sayıda etkili kuralla yönetmektir.
