Orjinali “Failing to plan is planning to fail”. Çoğumuz (ben dahil) böyleyiz. Dolayısıyla başarmak için daha fazla plan yapmamız gerektiğine inanıyoruz. Ancak bir noktadan sonra aşırı plan, başarısızlığı planlamak haline geliyor.
Seyahat Nasıl Planlanmaz?
Saat 10:15. Müşterinizle saat 11:00 de randevunuz var ve normal trafik şartlarında yolun yaklaşık 30 dakika süreceğini biliyorsunuz. Ne yaparsınız?
Geleneksel proje yaklaşımında olası tüm bilgileri toplarsınız, rotayı harita üzerinde işaretlersiniz, safhalara bölersiniz, her safha için başlangıç/bitiş hedeflerini belirlersiniz. Web kameralarından ana yol ve bağlantı yollarındaki trafik durumuna bakarsınız, olası sıkışıklıkları görmek ve önlem almak istersiniz. Artık rota üzerindeki trafik ışıklarının mevcut durumuna bakıp, yeşilken orada olmak için safha hızlarının ne olacağını tahmin edebilirsiniz. Belki de bilinen navigasyon yazılımlarından rota önerisi alır, karşılaştırırsınız.
Peki bütün bu çaba saat 11:00 de müşterinizde olmanızı garanti edebilir mi? Varsayalım ki yol boyunca navigasyon yazılımınız açıktı ve sizi yönlendirdi. Öndeki araç aniden yavaşladı, yola köpe çıktı, .. derken yazılım hızlıca tekrar hesapladı, belki alternatif rota bile önerdi ama zaman geçiyor, gecikiyorsunuz.
Madem seyahatlerimizi böyle planlamıyoruz, peki neden işlerimizi böyle planlıyoruz?
Trafikte seyahat ile bir projenin ilerlemesi gerçekten benzerlikler içerir. Yolunda giden işler olur, gitmeyenler olur, kimi zaman hızlanırsınız, kimi zaman rahatlarsınız, safhalar vardır.
Olağandışılık, belirsizlik vb hâlâ “normal” dir. Maddenin halleri gibi düşünün; gaz, buz, su ama ille de su!
Belirsizlik gerçektir, doğaldır, hangi yazılımı veya yöntemi kullanırsanız kullanın vardır. Nedense bunu görmezden geliriz, daha çok veri toplarız, daha pahalı ve karmaşık bilgi sistemleri kurarız, hatta bunları tedarik zinciri boyunca yaymaya çalışırız. Kendimizi rakiplerimizle kıyaslarız, ancak onlar da benzer şartlarda çalıştığı için olan biteni normal sayarız.
The Standish Group tarafından
hazırlanan Kaos Özeti 2009 raporuna göre (CHAOS Summary 2009):
"Projelerin gününde, bütçesinde, içeriğine uygun
tamamlanma oranı 32%"
"Projelerin geç,
bütçesini aşmış ve içeriği eksik olarak tamamlanma oranı 44%"
"Projelerin iptal
edilen veya teslim edilse de kullanılmayan oranı 24%"
Bu senenin sonuçları son
10 senenin en kötüsüdür
http://www1.standishgroup.com/newsroom/chaos_2009.php
Belirsizliği günlük hayatta nasıl karşılarız? Biraz önceki sayahati düşünün. Navigasyon yazılımınızı çalıştırın. Navigasyon yoksa birinden yol tarifi alın. Arabaya binin, arada bir saate bakarak sürüşünüzü ayarlayın. Geciktiğinizi hissederseniz biraz hızlanın, belki sarı ışıkta geçersiniz. Kendinizi rahat hissederseniz trafik akışına uyun. Adapte olun. Daha tanıdık gelmedi mi?
Kısıtlar Yönetiminde belirsizliğin varlığı kabul edilir. Bu nedenle detaylı planlama, çizelgeleme yapılmaz. Zaten yapmaya kalkarsanız sürekli planı veya tahmini gözden geçirmek zorunda kalırsınız, yorucu olur.
Kısıtlar Yönetiminde planlama ve icra birbirinden ayrılır. Planda belirsizlik payı riskin en yüksek olduğu noktaya verilir, plan detaylı değildir. Bu örnekte risk randevuya yetişmektedir. Buradaki payın süreçteki ilerlemeye olan uyumuna göre icra gerçekleşir. Tek tek operasyonlar değil, operasyon silsilesi yönetilir.
Bu emniyet payına zaman tamponu diyelim. Tamponu üç eşit bölgeye ayırıp, trafik ışıklarına uygun olarak kodlarız. Ilk dilim yeşildir, aksamalar doğal belirsizlik içinde normal kabul edilir, sürece müdahale gerekmez. İkinci dilim sarıdır, işler ters gitmeye başlamıştır, gereği halinde ne yapılacağını planlarız ama müdahale etmek şart değildir. Son dilim kırmızıdır, daha fazla gecikmeden hızlıca ve planlanan şekilde müdahale ederiz.
Olağanüstü durumlar ortaya çıkabilir, tamponlar bunları kaldıramaz, olağanüstü tedbirler gerekir.
Özetle başarmak için yeterince planlayın ve ileriye bakarak uygulayın.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder